Can my spouse work in the US

רילוקיישן: התהליך הנכון – מדריך למנהל משאבי האנוש

כל מנהל משאבי אנוש שהיה מעורב בנושא הרילוקיישן יודע שהמדובר הוא באחד התהליכים הארגוניים המורכבים והמאתגרים ביותר. אין הרבה אתגרים ארגוניים, כמו תהליך הרילוקיישן, המערבים כמות נושאים כה גדולה, רב-תחומית ומורכבת. כל משימת רילוקיישן חייבת להביא בחשבון נושאים שכל אחד מהם מורכב בפני עצמו: חוקי מס, חוקי הגירה, ביטוחים פנסיוניים, חוקי עבודה במדינות שונות, חינוך ילדים, תכנון קריירה, יוקר מחיה, איכות מחיה ועוד.

מניסיוננו, ניהול מוצלח של כל משימת רילוקיישן דורשת תכנון מדוקדק של תהליך הרילוקיישן. בסעיפים הבאים זה נציג את תהליך הרילוקיישן "הנכון" ואת רשימת המטלות שיש לעמוד בהן.

סינון ראשוני של מועמדים לרילוקיישן

לפני הפניה למועמד לרילוקיישן יש לבצע מספר בדיקות:

היכולת להוציא אשרת עבודה לארץ היעד – לא כל מועמד עומד בדרישות הסף לקבלת אשרת עבודה בארץ היעד. כך לדוגמא, עובד שגויס לחברה בארץ רק לפני מספר חודשים, לא יהיה זכאי לאשרת עבודה במקרים רבים בארה"ב. יש לבדוק את תנאי הבסיס של העובד (ותק בחברה, השכלה אקדמית, ניסיון בעבודה, אזרחות) בשלב הראשוני של התהליך.

  • המצב הרפואי של המועמד ובני משפחתו – יש לבחון את המצב הרפואי של המועמד ובני משפחתו. מצב רפואי קיים יכול להיות מבוטח רק במידה ולחברת הבת בארץ היעד יש ביטוח רפואי קבוצתי. במסגרת ביטח אינדבדואלי חברות הביטוח לא יהיו מוכנות לבטח עובד או בן משפחה עם בעיה רפואית קיימת (או, למצער, יהיו מוכנים לספק ביטוח רפואי המחריג את הבעיה הרפואית הקיימת). יש לציין שגם הריון קיים (או הריון מתוכנן לתקופה הקרובה) מסווג על ידי חברות הביטוח כ"בעיה רפואית קיימת" אותה לא יהיו מוכנים, ברב המקרים, לבטח. באופן טבעי קיימת רתיעה מלהיכנס לחיים האישיים של המועמד ובני משפחתו. ולכן יש להסתפק בשאלות כלליות: "האם תוכל לשלול את כל הבעיות הרפואיות במופיעות בשאלון ביטוח סטנדרטי?", "האם אתה מודע לבעיה/נושא רפואי היכול להשפיע על הרילוקיישן?".
  • הנתונים המשפחתיים של המועמד – מומלץ לבחון את כל ההיבטים המשפחתיים האפשריים העשויים להשפיע על הצלחת הרילוקיישן. הורה קשיש הסובל ממחלה כרונית, ילד עם בעיות למידה, ילד בשירות צבאי. כל אלו הם בעיות שניתן להתמודד איתן אך יכולות בהחלט לפגוע בשליחות.
  • עלות משימת הרילוקיישן – כמו בכל החלטה עסקית, יש להבין את המשמעויות הכספיות של כל משימת הרילוקיישן מוקדם, ככל שניתן, בתהליך. במדינות וערים שונות העלויות למשימת רילוקיישן יכולות על נקל להגיע לסכומים שנתיים של כחצי מיליון דולר למשרה לא בכירה. כך, לדוגמא, עלות שכר הדירה החודשי של דירת 4 חדרים בהונג קונג עומד על טווח של 12,000$ ל – 27,000$. עלות שכר הלימוד השנתי לילד אחד בבי"ס בינלאומי במומבאי, הודו עומדת על מעל ל – 30,000$ (45,000$ בחישוב עלויות גילום המס).

קביעת סטאטוס ההעסקה

קיימות שתי קטגוריות העסקה במקרה של רילוקיישן:

  1. העסקה דרך החברה בארץ המוצא (ישראל בדרך כלל) (שיטת ה – Home-Base).
  2. הפסקת ההעסקה בארץ המוצא וההעסקה דרך החברה בארץ היעד (שיטת ה – Host-Base).

רוב מוחלט של החברות הישראליות פועל בשיטת ה – Host-Based. לשיטת העסקה זאת ישנם מספר יתרונות:

  • צמצום הזיקה של העובד לישראל ("מבחן מרכז החיים", ר' בהמשך).
  • הפחתת עלויות המס לחברה ולעובד (ברב המקרים).
  • נוחות הפעלה.

יחד עם זאת, יש לבחון כל מקרה לגופו מאחר ונושא סטאטוס ההעסקה קשור להיבטים אחרים של הרילוקיישן (ביטוח, הגירה, מס). כך לדוגמא, אשרות עבודה מסוימות באיטליה מחייבות את השארת העובד על מצבת השכר הישראלית. לעיתים גם יש יתרון כלכלי מובהק להמשך ההעסקה בישראל. כך לדוגמא בצרפת (החתומה על אמנת ביטוח לאומי עם ישראל) המשך ההעסקה בישראל יחסוך לחברה הפרשות לביטוח הלאומי בצרפת בשיעור של עד 50% מהשכר.

תנאי הרילוקיישן

הנטייה של הרבה ארגונים בשלב זה היא לעבוד בו זמנית על כל הנושאים הרלוונטיים כדי "לחסוך בזמן". הבעיה היא שבהרבה מקרים לעובד יש ציפיות לא ריאליות ביחס לשכר ולתנאי חבילת הרילוקיישן אותם הוא עומד לקבל בחו"ל. יש לזכור שהמדובר הוא בתנאי שכר, רמת מיסוי, רמת יוקר מחיה ורמת ביטוח סוציאלי אותם הוא לא מכיר והמידע שלו מגיע, בדרך כלל, באופן חלקי וממקורות לא אמינים (סקר שכר באינטרנט, חבר של חבר שעובד באותו אזור וכו'). לפני התקדמות בתהליך הרילוקיישן יש להציג את כל תנאי השכר ותנאי ההעסקה, לספק הסבר מלא לעובד על השלכות המס, יוקר המחיה והביטוח הסוציאלי ולסיים את תהליך המשא ומתן בתוך לוח זמנים מוגדר שבסופו חוזה רילוקיישן חתום (ר' סעיף הבא).

חוזה הרילוקיישן

לאחר שסוכמו תנאי הרילוקיישן יש להכין את חוזה הרילוקיישן הכולל:

  • תנאי העסקה – שם החברה המעסיקה, הגדרת תפקיד, אורך משימת הרילוקיישן, תנאי הפסקת עבודה.
  • שכר בסיס ושכר משתנה (בונוס, עמלות, תמריצים, משכורת 13).
  • קצובות רילוקיישן (Relocation Allowances) – חינוך, דיור, רכב, יוקר מחיה, Hardship, חופשת מולדת.
  • תנאי מעבר – יעוץ רילוקיישן, שירותי רילוקיישן, ביקור מקדים, מטען, דיור זמני, רכב שכור, מענק התארגנות.
  • תנאי חזרה (repatriation) – זכאות להטבות repatriation, פירוט הטבות ה – repatriation.

חוזה הרילוקיישן צריך להיות מותאם לחוקי העבודה במדינת היעד מאחר והם יחולו באופן מלא על העובד. במידה וקיים חוזה עבודה של החברה המקומית במדינת היעד מומלץ להשתמש בפורמט שלו תוך כדי ביצוע התאמות נדרשות. במידה ולא קיים חוזה שכזה, יש לקבל סיוע מקצועי לעריכת חוזה העסקה המותאם למדינת היעד. יש לזכור שחוזה ההעסקה האחרון שניתן לעובד הוא הקובע ולכן החתמה על שני חוזים (חוזה רילוקיישן הנערך בישראל וחוזה מקומי הנערך במדינת היעד) הוא מיותר.

הוצאת אשרת עבודה

מיד עם ההסכמה על תנאי הרילוקיישן יש להתחיל באופן מיידי בתהליך אשרת העבודה. במדינות רבות התהליך נמשך מספר חודשים. בנוסף לכך יש להביא שלושה גורמים נוספים המאריכים את לוח הזמנים:

  1. על החברה לספק מידע, להכין מסמכים, לתרגם מסמכים ולהמציא אישורים נוטריונים.
  2. במקרים רבים נשלח העובד למדינה בה אין עדיין לחברה חברת בת או ישות אחרת שיכולה להגיש את הבקשה לאשרת העבודה. במקרים אלו יש לקבל החלטה על הקמת חברת בת או לבחון חלופות אחרות (מפיץ, שותף עסקי, representative office).
  3. הוצאת אשרת העבודה על ידי רשויות ההגירה במדינה המארחת אינה סוף התהליך. כך, לדוגמא, לאחר קבלת האישור לויזת עבודה בארה"ב יש לקבוע ראיון לעובד עם הקונסול האמריקאי בארץ (זמן המתנה של עוד מספר שבועות) בו הוא שוקל האם להעניק את הויזה.

הוצאת פוליסת ביטוח רפואי

לא ניתן לשלוח עובד ומשפחה לחו"ל מבלי לדאוג לכיסוי רפואי. בחלק ממדינות היעד קיימת תכנית ביטוח רפואי של חברה הבת ובחלק מהמדינות ניתן לשקול גם שימוש בביטוח הבריאות הממלכתי. יחד עם זאת, ברב המדינות יש צורך בהוצאת פוליסה של ביטוח רפואי. יש לקבל החלטה בשלב מוקדם של התהליך על מהות הביטוח הרפואי (ביטוח מקומי של חברת הבת, ביטוח רפואי ממלכתי, ביטוח רפואי מקומי, ביטוח רפואי בין-לאומי) ולוודא שניתן להפעיל אותו מהיום הראשון של הרילוקיישן.

ייעוץ ביטוחי

למעלה מתשעה מכל עשרה עובדים ישראלים היוצאים לרילוקיישן מפוטרים מעבודה בחברה הישראלית ומועסקים על ידי חברה במדינת היעד. הדבר חושף את העובדים בכל נושאי הביטוח הסוציאלי שלהם: ביטוח לאומי בישראל (כולל ביטוח הבריאות הממלכתי), ביטוח חיים, ביטוח אובדן כושר עבודה וחסכון פנסיוני. בחלק גדול של המקרים העובדים לא מודעים כלל לגודל החשיפה הביטוחית שנגרמת להם.

על מנהל משאבי האנוש לוודא שהעובד מקבל יעוץ מקצועי בנושא (ולא על ידי סוכן הביטוח של החברה…) שיאפשר לו להבין את משמעות והיקף החשיפה הביטוחית ולקבל החלטות כיצד להתמודד אתה (להמשיך את חלק הריסק בביטוח המנהלים/קרן הפנסיה שלו? לשמור על ביטוח רפואי משלים? לשלם דמי מינימום לביטוח הלאומי בישראל? להשתמש בתכניות חסכון פנסיוני במדינת היעד?). יש לזכור שהחשיפה היא לכאורה של העובד ומשפחתו בלבד אך כולנו יודעים כיצד פועלות חברות ישראליות בדילמה של "האלמנה על מדרגות ההנהלה".

ייעוץ מס

כל מדינה מחייבת במס עובד שחי ועובד בה. על העובד לקבל יעוץ ביחס לחוקי המס במדינת היעד, לחוקי המס של מדינת ישראל ביחס לישראלים שעובדים בחו"ל ולאמנות למניעת כפל מס ביו ישראל לבין מדינת היעד.

הבעיה שמטרידה את רוב העובדים היוצאים לרילוקיישן היא חשיפת המס הישראלית. מאחר שחבות המס הישראלית נקבעת לא על בסיס טריטוריאלי אלא בעיקר על בסיס "מרכז החיים" לא ניתן לקבוע בוודאות מה יהיה סטאטוס ה-expatriate מול שלטונות המס בישראל. ברוב המקרים לא קיימת חשיפת מס משמעותית במקרים של רילוקיישן מאחר ומול רוב המדינות הרלוונטיות יש לישראל אמנה למניעת כפל מס וברוב המדינות הרלוונטיות נטל המס המשמעותי לא מותיר הרבה "בשר" לשלטונות המס הישראלי. יחד עם זאת, מומלץ להביא לידיעת העובדים את השלכות המס הן במדינת היעד והן בישראל.

ביקור מקדים באזור היעד

ביקור מקדים של העובד ובן/בת הזוג באזור היעד משפר את תהליך ההסתגלות באופן דרמטי. ביקור שכזה מפחית את עוצמת ה"שוק התרבותי" שמתלווה תמיד לתהליך רילוקיישן ומאפשר לבני הזוג להתחיל את תהליך ההתמקמות מוקדם ככל שאפשר. מטרות הביקור המקדים הן:

  • החלטה על אזור המגורים
  • פתיחת חשבון בנק
  • רישום מקומי הנדרש על פי חוק
  • חיפוש בית/דירה – ככלל, מומלץ לשאוף למצב של סגירת חוזה השכירות כבר בשלב זה
  • רישום הילדים לבית ספר/גן
  • בחינת אפשרויות תעסוקה לבן/בת הזוג
  • התחברות לקהילה הישראלית המקומית (במידה ורלוונטי)

סיום העסקה בישראל

מאחר ובלמעלה מ – 90% ממשימות הרילוקיישן מישראל כרוכות בהפסקת העסקה בישראל יש לבצע סיום העסקה לקראת המעבר. מומלץ להשתמש בחוזה הסטנדרטי הנהוג בחברה במקרה של הפסקת עבודה ולבצע את תהליך הפסקת העבודה המקובל וזאת כדי למנוע טענה עתידית שלא מדובר בניתוק אמיתי של יחסי עובד-מעביד. במקרה, הפחות שכיח, של הוצאה לחל"ת יש לנסח את תנאי החל"ת באופן חד משמעי ובמיוחד את מידת מחויבותה של החברה לקלוט את ה – expatriate בחזרה לעבודה בתום תקופת הרילוקיישן.

משלוח מטען אישי

משלוח מטען אווירי יכול להמשך מספר שבועות ומשלוח מטן ימי יכול להמשך מספר חודשים. יש לכוון את העובד לקבל החלטה מוקדמת ככל האפשר מה הוא מתכוון לשלוח לארץ היעד, באיזה אופן (אווירי או ימי) ומתי (האם הוא מעדיף להיות בלי המטען האישי בארץ או בחו"ל). בהקשר זה יש לבחון גם אפשרות של השכרת ריהוט בארץ או בחו"ל.

שיחת מעקב

בתום השבוע הראשון למעבר מומלץ לקיים שיחת מעקב עם העובד שתבחן את:

  • התארגנות באזור היעד – בתי ספר, דיור, רכב, חשבונות בנק, הפעלת הביטוח הרפואי וכו'.
  • שמירת זכויות בישראל – ביטוח לאומי, ביטוחים פנסיוניים, ביטוחי בריאות
  • עמידתה בדרישות הסטטוטוריות המקומיות – רישום במשרד הפנים המקומי (הודו) או בעירייה (גרמניה) או בתחנת המשטרה (בריטניה), קבלת מספר מס (קפריסין) קבלת מספר ביטוח לאומי (ארה"ב), הוצאה מיידית של רישיון נהיגה מקומי (ארה"ב).

המשך מעקב

ליווי תהליך הרילוקיישן על ידי מנהל משאבי אנוש הישראלי לא מסתיים בהשלמת המעבר של ה – expatriate למדינת היעד. נכון, כפי שצוין קודם לכן, קשרי העובד-מעביד עם החברה הישראלית מתנתקים באופן פורמאלי. אך מהותית מרגיש ה – expatriate חלק מהארגון הישראלי ומתכוון, ברוב המקרים, לחזור אליו תוך מספר שנים. גם לארגון הישראלי יש, בדרך כלל, אינטרס לקלוט מחדש עובדים שכאלו מאחר והמדובר בעובדים בעלי ערך לחברה שרק הושבחו במהלך הרילוקיישן. שמירה על קשר רציף עם ה -expatriates תבטיח חזרה מוצלחת לארגון הישראלי בתום תקופת הרילוקיישן.

חזרה הביתה (Repatriation)

לפי הספרות המקצועית בתחום, ולפי העדויות האישיות שאנו מקבלים,  תהליך ה – repatriation יותר קשה מתהליך הרילוקיישן. יש להתחיל את תהליך ה – repatriation לפחות 6 חודשים לפני הסיום המתוכנן של משימת הרילוקיישן. קודם כל, יש לבדוק עם העובד ועם הארגון מהו התפקיד העתידי. לאחר מכן יש לשחזר במידה רבה את תהליך הרילוקיישן:

  • יעוץ ביטוחי – בחינת היכולת של העובד ובן הזוג להיקלט מחדש במסגרות הביטוחיות הישראליות ואת ניצול הזכויות הסוציאליות במידה והצטברו במדינת היעד
  • יעוץ מס – בדיקת המשמעות של חזרה למערכת המס הישראלית ואת הסגירה המסודרת של התחייבויות למערכת המס ברץ היעד
  • ביקור מקדים בארץ (במידה והמשפחה לא חוזרת לבית שלה)
  • שליחת מטען.