מדריך לסינון וראיון עובדים* בארה"ב

*לצורך נוחות, משתמש מדריך זה בלשון זכר. כל האמור במדריך זה מתייחס לגברים ונשים.

כללי

מדריך זה בא לצייד מנהלים מגייסים ומראיינים של חברה ישראלית בהנחיות ביחס לסינון וראיון עובדים בארה"ב. המדריך מתמקד במאפיינים הייחודיים של גיוס עובדים בארה"ב ובשוני בין מאפיינים אלו למאפייני תהליכי גיוס העובדים בישראל. יחד עם זאת, יש להיזהר מראיית כל תהליכי סינון וראיון עובדים בארה"ב דרך זווית ראיה זאת בלבד. בבסיס כל תהליך גיוס עובדים עומדים תהליכים וכללים זהים: יחס מקצועי למועמד, הישמרות מ"עגול פינות", מודעות להטיות אישיות וכו'. יש להפעיל שיקול דעת בשימוש בכללים וההנחיות שבמדריך זה ולשלבם בניסיונך כמראיין.

דגשים בסינון קורות חיים

רמת קורות החיים – קורות החיים (resume) המוגשים בארה"ב הם בדרך כלל ברמה מקצועית גבוהה ביחס לקורות חיים המוגשים בישראל. קורות חיים הערוכים באופן לא מקצועי אמורים לספק אינדיקציה על בעייתיות של המועמד ובדרך כלל מומלץ לפסול אותם מהמשך התהליך.

רקע אקדמי – הרקע האקדמי מחליף במידה רבה את השירות במסלול יוקרה בצבא של מועמד ישראלי. ישנה חשיבות גבוהה למוסד בו סיים המועמד את התואר הראשון והתואר השני שלו (ר' נספח א'). הדבר מלמד על איכות המועמד, איכות תכנית הלימודים, מידת התחרויות של המועמד וטיב הקשרים האישיים שהוא מביא.

ישנה גם חשיבות גבוהה לממוצע הציונים בו סיים המועמד את לימודיו ומועמד יציין תמיד במידה וסיים את לימודיו בהצטיינות (Summa Cum Laude , Magna Cum Laude,Dean’s List). בנוסף לכך, נהוג לציין ממוצע ציונים מצטבר (GPA: Grade Point Average). סולם הציונים האקדמיים בארה"ב מגיע עד ל – 4.0 ומועמדים יפרטו אותו, בדרך כלל, במידה והוא עומד מעל 3.2 (המקבילה הישראלית של 80 מ – 100).

מקובל גם לציין את הפעילות הסטודנטיאלית. כך נהוג לציין חברות במועדוני סטודנטים יוקרתיים (Beta Gamma Sigma, Alpha Sigma , Phi Beta Kappa) תפקידים רשמיים במועדוני סטודנטים (President, Vice President) וחברות בנבחרות הספורט. נקודות אלו מלמדות, בסולם המושגים האמריקאי, על כישורים חברתיים, כישורים מנהיגותיים ושאיפה להצטיינות.

פרטים אישיים – לא מקובל לציין פרטים אישיים כדוגמת גיל ומצב משפחתי. נתונים אלו נחשבים לחשאיים ועצם העלאתם בתהליך הגיוס בכל שלב שהוא איננה מקובלת, איננה לגיטימית ועלולה לחשוף את החברה לתביעות משפטיות (ר' פרק הנחיות משפטיות). הפרטים האישיים היחידים אותם מקובל לציין בטופס קורות החיים הנם השם המלא, כתובת למענה בדואר, מספר טלפון וכתובת למענה ב-email.

מסלול קריירה – המועמד הטיפוסי מודע מאוד ורגיש מאוד למסלול הקריירה שלו. כל החלטה שלו על מעבר לתפקיד בתוך חברה אחת או במעבר מחברה לחברה מתקבלת, במידה רבה ומכרעת, ביחס ל"how does it going to look in my resume". הוא ימנע מלקבל תפקידים ותארים שיראו "not good in my resume". משום כך יש לבחון היטב את מסלול הקריירה של המועמד ולשים לב למעברים וקידומים לא סבירים. כך, לדוגמא, מועמד המגיש את מועמדותו לתפקיד של מכירות ובשלושת השנים האחרונות שלו עבד כאיש שיווק (לא מקובל שאיש מכירות יעבור לשיווק מתוך מגמה לחזור מאוחר יותר למכירות). דוגמא אחרת היא של מועמד שהגיע לרמת ניהול מסוימת ולאחר מכן קיבל תפקיד עם תואר ניהולי נמוך יותר (ר' סעיף הבא).

תארי ניהול:

  • Manager – דרגת הניהול הראשונית והזוטרה ביותר.
  • Senior Manager
  • Director
  • Senior Director
  • Vice President – מקביל לסמנכ"ל
  • Vice President
  • Executive Vice President
  • President/COO (Chief Operating Officer) – איש מס' 2 בארגון.
  • CEO (Chief Executive Officer) – מקביל למנכ"ל

ככלל, המועמד האמריקאי רגיש מאוד לתואר שלו ונכונותו לעבור לתפקיד בעל תואר נמוך יותר או לעבור מתפקיד לתפקיד ללא קידום בתואר היא מוגבלת ביותר. בשל כך, כל מעבר שכזה צריך לעורר סימני שאלה ביחס למועמד.

חברות מצליחות/ידועות – נקודה נוספת שעובד אמריקאי רגיש לה היא עבודה בחברות מצליחות וידועות. בתרבות האמריקאית ההבחנה בין "winner" ל – "loser" היא משמעותית ביותר וכל עובד ינסה ככל יכולתו שלא להגיע לחברה עם תדמית "לוזרית" או לעזוב אותה בהזדמנות הראשונה כדי שהתדמית ה"לוזרית" לא תדבק בו. מועמד שכל/רב הקריירה שלו הייתה בחברות לא מצליחות או לא ידועות הוא קרוב לוודאי מועמד שיכולת הבחירה שלו מוגבלת ויש להתייחס אליו בהתאם.

Corporate Animal/Start-up Animal – ישנו הבדל משמעותי ביותר בין מועמדים שכל הקריירה שלהם התמקדה ב – "corporate America" (חברות גדולות ומבוססות) לבין מועמדים שמלאו תפקידים בחברות start up. בניגוד לישראל, שמבחינות רבות נחשבת ל – start up אחד גדול, המעבר בארה"ב מחברות גדולות ומבוססות לחברות קטנות ומתחילות מלווה במשבר קשה וסיכויי ההצלחה (במיוחד בתפקידים ניהוליים ובכירים) הנם מצומצמים ביותר. הדבר נובע בעיקר בשל הקושי להסתגל לסביבת עבודה לא מובנית עם משאבים מוגבלים.

סינון טלפוני ראשוני

סינון טלפוני מקובל מאוד בתהליך הגיוס האמריקאי (במיוחד לנוכח המרחקים הגיאוגרפיים ההופכים, במקרים רבים, ראיון פנים מול פנים למבצע מורכב). הסינון הטלפוני נמשך בין 10 ל – 20 דקות והוא אמור לכלול:

  • שם ותפקיד המתקשר.
  • תיאור קצר של החברה והתפקיד המיועד.
  • בירור נקודות טעונות הבהרה בקורות החיים של המועמד.
  • בחינת מידת העניין של המועמד בתפקיד המוצע.

ראיון טלפוני/ראיון Video Conferencing

בשל המרחקים  הגיאוגרפיים נהוג גם במקרים רבים לבצע ראיון ראשוני או חלק מהראיונות בתהליך באמצעות הטלפון או באמצעות Video conferencing. ראיון זה צריך להתבצע באמצעות כל הכללים של ראיון פנים-מול-פנים (ר' פרק) אך הוא איננו אמור להוות תחליף מלא של ראיונות פנים-מול-פנים. במקרה של מרחקים גיאוגרפיים נהוג לראיין את המועמד בטלפון או באמצעות Video conferencing ולאחר מכן להטיס אותו ליום ראיונות מרוכז.

ראיון פנים-מול-פנים

קוד לבוש – ככלל, קוד הלבוש של המראיין והמרואיין הוא פורמלי. בשיא "בועת ההיי-טק" היה מקובל בתעשיית ההיי-טק ובמרכזי ההיי-טק (silicon valley, silicon alley, Boston, Erwin, etc.) קוד לבוש לא פורמלי בעת הראיון אך כיום הנטייה היא להקפיד שוב על קוד לבוש פורמלי. בכל מקרה, קוד לבוש פורמלי הוא נורמה שיש להקפיד עליה בעת ריאיון לתפקידי מכירות, תפקידים בכירים ואזורים שהם אינם אזורי היי-טק. במקרה של אי בהירות מקובל להנחות את המועמד ביחס לקוד הלבוש.

המרואיין האופייני – המועמד האמריקאי מתייחס לראיון באופן מקצועי בהרבה מהמועמד הישראלי. הוא יגיע לראיון לאחר שקרא היטב את החומר המתפרסם ב – web site של החברה ולאחר שביצע תהליך של תחקיר המסתמך על מקורות מידע נוספים (פרסומים ומאמרים, דו"חות מחקר רלוונטיים של אנליסטים, מידע של מתחרים ומידע ממכרים העובדים בחברה או בתעשייה הרלוונטית). על המראיין להגיע לראיון מוכן לשאלות על אסטרטגיית החברה, שוקי היעד שלה, תכניותיה העסקיות, תכניות הגידול שלה, לקוחות נוכחיים, שותפים נוכחיים ושותפים פוטנציאליים, מתחרים נוכחיים  ומתחרים פוטנציאליים ותרבות החברה.

נקודה נוספת המאפיינת את המועמד הטיפוסי היא רמת התקשורת שלו העומדת על רמת ליטוש גבוהה יחסית. אחת המלכודות האופייניות של מראיינים לא מנוסים היא התרשמות גבוהה ממועמד שהיטיב לפאר את כישוריו ואת הניסיון שלו כחלק מטקטיקת הראיון הטבעית שלו. על המראיין לקחת בחשבון את "מקדם הליטוש" הגבוה ולהקפיד לקבל ביסוס לכל הישג, ניסיון רלוונטי וכישורים מקצועיים.

ראיון צוות – ראיון בצוות איננו מקובל ובמקום זה נהוג סבב ראיונות עם כל הגורמים הרלוונטיים.

אווירת הראיון – יש להקפיד של אווירת ראיון פורמלית ולהימנע מסגנון בלתי-פורמלי בשלבי הראיון הראשון. יחד עם זאת, פניה בגוף ראשון מקובלת מאוד. מקובל מאוד גם להתחיל את הראיון ב – small talk ולא לפתוח מיידית בשאלות ובתחקור המועמד. חשוב לגרום לתחושה של הדדיות בראיון: "אנו מעונינים לבצע תהליך מדוקדק של due diligence ביחס אליך אך מעונינים גם שאתה תבצע תהליך due diligence מקביל ביחס אלינו". אווירת ה – fare game חשובה מאוד למועמד ויוצרת אצלו תחושה של אמון.

סגנון הראיון – כחלק מסגנון התקשורת האמריקאי סגנון הראיון הוא לא ישיר יחסית והשאלות הן במקרים רבים עקיפות. טון ישיר מדי יחשב כמאיים ולא מקצועי. להלן מספר דוגמאות רלוונטית:

Non-Direct Direct
If you had a chance to change some of your career decisions, what decisions would you change? What were the main cases of failure in your career?
What do you see as your main opportunities for improvement? What are your weak points?
What are the relevant qualities that you would bring to the job? What are your strong points?
Was there a case of involuntary separation? Were you ever been fired/laid off?
Were your communication skills ever mentioned in your performance review or in the feedback you have received from your managers? Do you have communication problems?
Let discuss the reasons that led you to move from one company to another in the last 5 years. Are you a “job hopper”?

יש להימנע גם, ככל האפשר, מסגנון שלילי בעת הראיון. סגנון התקשורת האמריקאי מבוסס על חיזוקים חיוביים הדדיים וביטויים שליליים אינם מקובלים בסגנון השיחה. להלן מספר דוגמאות בנושא:

Positive Communication Negative Communication
Let me please repeat my question in different words. It looks like you did not understand my question.
This is a very interesting comment. However, let me try to convince you to look at the issue from a different perspective as well. I disagree with your last comment.
This is an excellent question; let me make sure that I understood you correctly. I don’t understand your question.

"הנקודה הישראלית"

לרב המועמדים ישנה דעה קדומה על עבודה בחברות ישראליות ותחת מנהלים ישראליים. להלן סטריאוטיפים החיוביים והשליליים שיש למועמד על חברות ומנהלים ישראליים:

Pros

  • כושר ומנהיגות טכנולוגית
  • אגרסיביות ותעוזה עסקית
  • מצליחנות
  • מוסר עבודה גבוה, משקיענות
  • נכונות "להלחם עד הכדור האחרון"

 

Cons

  • עקשנות
  • Micro management
  • חשדנות, אי שיתוף במידע, “keeping their cards close to the chest”
  • ארוגנטיות
  • יצירת "inner circle" לישראלים בלבד

בדיקת ממליצים

עד לפני מספר שנים היה קיים קושי בבדיקת ממליצים עקב חששות מחשיפה משפטית. מעסיקים לשעבר חששו לתת המלצה שלילית ולהיתבע אחר כך על ידי המועמד (במידה ולא התקבל לתפקיד) או לתת המלצה חיובית ולהיתבע אחר כך על ידי החברה (במידה והמועמד לא הצליח בתפקידו). מאמצי חקיקה נרחבים בנושא בשנים האחרונות הבטיחו חסיון משפטי למי שהמלצתו ניתנה ללא משוא פנים (bone fide). רב הממליצים מודעים לכך ולכן יש להתייחס בחשדנות למועמד שהממליץ שלו מוכן לאשר רק את הפרטים הפורמליים של העסקתו (תקופת ההעסקה, פונקציות התפקיד וחבילת השכר) ולא מוכן לענות לשאלות על אופן ואיכות מילוי התפקיד (בדרך כלל מלמד הדבר על פרידה בנסיבות שליליות). יש גם להתייחס בחשדנות למועמד שלא "מצליח" לספק ממונים שלו מהעבר שיהיו מוכנים לשמש כממליצים. רב הממליצים מתייחסים לנושא ברצינות ובמקצועיות גבוהים ביותר ויהיו מוכנים להשקיע זמן רב בנתינת ההמלצה. בדרך כלל כשממליץ לא משיב להודעה מפורטת שהושארה בדואר הקולי שלו מבטא הדבר בעייתיות ביחסיו עם המועמד או בנסיבות בהן הופסקה העסקתו של המועמד.

חבילת שכר

מקובל מאוד לשאול מועמדים שאלות מפורטות ביחס לחבילת השכר שלהם בשנים האחרונות והדבר מהווה אינדיקציה למהות ולבכירות התפקידים אותם מלאו. כשהמועמדות היא לתפקיד מכירות נהוג גם לשאול שאלות בנוסח What was your W2" in the last 3 years?" (מה הייתה ההכנסה הכוללת עליה הצהרת בדו"ח המס שלך בכל אחת משלושת השנים האחרונות). מאוד לא מקובל שמועמד יסרב לענות על שאלות אלו שנחשבות כלגיטימיות ביותר.

גם המועמדים מציגים שאלות בנושא ברמת פירוט גבוהה ביותר. במיוחד אמורים הדברים בחלקי השכר המשתנים (בונוס ועמלה) בהם יבקשו המועמדים לקבל תשובה ביחס לתהליך קביעת יעדי הבונוס, מכסת המכירות המבטיחה תשלום עמלה מלא והיכולת ל – over achievement בתכנית הבונוס ו/או העמלה. גם בתחום תכנית האופציות מפגינים המועמדים רמת ידע גבוהה ומציגים שאלות בנוסח:

What is the total number of the outstanding and fully diluted number of shares? What is the level of dilution which is predicted to take place until the IPO?

Are there plans for a split/reverse split in the number of shares before the IPO?

הנחיות משפטיות

כדי לוודא שתהליך הגיוס הינו בר הגנה משפטית יש להימנע מכל שאלה שאין לה קשר ישיר לתפקיד המוצע וליכולתו של המועמד למלא את התפקיד. להלן שורה של נושאים רלוונטיים וה"מותר" וה"אסור" ביחס לכל אחד מהם:

Unacceptable Inquiries Acceptable Inquiries Subject
“Have you ever changed your name?” “Have you ever worked for one of your previous employers under a different name?” Name
“Do you own your place of residence?” Place of Residence.

Duration at place of residence.

Address
Birthplace of candidate, his parents, spouse or other relatives. None Birthplace
Questions which tend to identify candidates over 40 years of age. “Are you eighteen years of age?”

“If under eighteen, can you submit a work permit after we will start employ you?”

Age
Candidate’s religious denomination or affiliation, religious services or religious holidays observed. None Religious
Questioning the candidate whether he have any personal or family consideration that will limit him from working at specific hours. Statement of the employer regular hours and questioning whether the candidate has any issue with them. Work hours
Complexion, color of skin, or other questions directly or indirectly indicating race or color. None Race or color
Requirement of photograph at any stage before hiring. Statement that a photograph may be required after employment Photograph
“Are you a US citizen?”

“When did you become a US citizen?”

Requirement to provide naturalization papers.

“If hired, would you be able to present evidence of your eligibility to be employed in the United States?”

“Do you intend to remain permanently in the US? Have you the legal right to remain permanently in the US?”

Citizenship
Unacceptable Inquiries Acceptable Inquiries Subject
Candidate‘s nationality, lineage, ancestry, national origin, descent, or parentage.

“How long are you a resident in the US?”

“What is your mother tongue?”

“How did you acquire the ability to speak in that language?”

Language candidate reads, speaks or writes fluently National Origin
Date last attended high school. Academic, vocational or professional education.

Schools attended.

Education
General military experience.

Type of military discharge.

Military experience relevant to the job. Military Background
“Have you ever been arrested?” “Have you ever convicted of any crime?” If so, when, where and disposition of the case. Character
Martial status.

Number of dependents.

“With whom do you reside”.

Names of relatives already employed by the company. Relatives
“Do you have any physical disabilities?”

“Are you pregnant or planning to become pregnant?”

“Can you safely perform the functions of the job for which you are applying?” Physical Condition

נספח א': Top 50 MBA Programs (Source: US News, 2017)

Harvard University
University of Pennsylvania (Wharton)
University of Chicago (Booth)
Massachusetts Institute of Technology (Sloan)
Northwestern University (Kellogg)
Stanford University
University of California— Berkeley
Dartmouth College (Tuck)
Columbia University
Yale University
University of Michigan— Ann Arbor (Ross)
Duke University (Fuqua)
New York University (Stern)
University of Virginia (Darden)
University of California— Los Angeles (Anderson)
Cornell University (Johnson)
University of Texas— Austin
University of N. Carolina— Chapel Hill (Kenan- Flagler)
Carnegie Mellon University (Tepper)
Emory University (Goizueta)
Georgetown University (McDonough)
Indiana University (Kelley)
Washington University in St. Louis (Olin)
University of Southern California (Marshall)
Arizona State University (Carey)
Vanderbilt University (Owen)
Ohio State University (Fisher)
University of Washington (Foster)
Georgia Institute of Technology (Scheller)
Rice University (Jones)
University of Notre Dame (Mendoza)
Temple University (Fox)
University of Minnesota—​Twin Cities (Carlson)
Brigham Young University (Marriott)
University of Wisconsin—​Madison
Pennsylvania State University ​University Park (Smeal)
Michigan State University (Broad)
Texas A&M University—​College Station (Mays)
University of Texas—​Dallas
University of Florida (Hough)
University of Illinois—​Urbana-​Champaign
University of California—​Davis
University of Rochester (Simon)
Boston College (Carroll)
Boston University (Questrom)
University of California—​Irvine (Merage)
University of Maryland—​College Park (Smith)
University of Georgia (Terry)
University of Arizona (Eller)
Purdue University—​West Lafayette (Krannert)