טיפים אשרת עבודה ויזה

טיפים להוצאת אשרת עבודה / ויזה לרילוקיישן

אשרת עבודה היא היתר חוקי ורשמי מרשויות המדינה לעבוד ולשהות בארץ היעד.
אשרת העבודה היא תחנה הכרחית בכל תכנון ויישום של רילוקיישן.
הוצאת אשרת העבודה תקבע אם העובד יוכל לצאת לשליחות ואם לאו.

חברה ישראלית פנתה אלינו בבקשה לעזרה בהוצאת אשרת עבודה במדינה אירופאית למנהל בכיר שגויס לא מכבר.
זהו סיפור רגיל ויומיומי. אולם, כך הסתבר, העובד ומשפחתו נמצאו בהכנות מתקדמות למעבר לחו"ל.
אשת העובד התפטרה ממקום עבודתה, הילדים כבר נפרדו מחבריהם ואף ערכו מסיבת פרידה,
תכולת ביתם נשלחה ליעדה וצפויה להגיע תוך שבועות מספר. אולם, אשרת העבודה סורבה.
למזלנו, לסיפור הזה יש סוף טוב. יכולנו לעזור לאותה חברה ולאותו עובד והוצאנו את האשרה בזמן.
אין צורך בהסברים של מה היה קורה אילו לא יכולנו להוציא אשרת עבודה עבורו.

הדרך להוצאת אשרות עבודה כרוכה בתהליכים ביורוקרטים שמטבעם מנוגדים לגמישות,
יצירתיות, חוסר סבלנות וקיצורי דרך – כל אותם דברים בהם אנו משתבחים כישראלים.
ננסה לעמוד על מספר כללים שיש לקחת בחשבון בהוצאה של אשרת עבודה בכל מקום בעולם.
מובן שרשימה כזו תהיה כללית אך העקרונות ניתנים ליישום בכל מדינה ובכל אתר.

נסיעת עסקים או נסיעת עבודה

חברות רבות שולחות עובדים לנסיעות עסקים קצרות. הקו המבדיל נסיעת עסקים מנסיעת עבודה,
הדורשת היתר עבודה, לא תמיד ברור. ברוב המדינות מקובל מבחן שגרת העבודה כקריטריון
המבחין בין נסיעת עסקים ובין עבודה: האם העובד משתלב בשגרת העבודה של הפעילות המקומית?
האם הוא משתתף בישיבות צוות שגרתיות? האם הוא חותם על דו"חות נסיעה של עובדים מקומיים?
האם הוא מבצע מטלות החופפות לאלו שעובד מקומי מבצע?

ברור שהמדובר בתחום אפור שאין בו תשובות מוחלטות. יחד עם זאת, ברוב המקרים ניתן לקבוע בעזרת שכל ישר אם זו נסיעת עסקים או עבודה.
את ההבחנה בין השניים יבצע בפועל פקיד הגירה או שוטר במשטרת ההגירה.
לאחר החלטה כזו יהיה קשה לשנות את הגזירה.
גם אם יש בידכם קשרים בחלונות גבוהים מאוד – ברוב המקרים זה מאוחר מדי.

להלן מספר נקודות ייחוס בהן ניתן להשתמש בקביעת ההבחנה בין נסיעת עסקים לעבודה:
זמן – כמה זמן שוהה העובד במדינה. ביקורים קצרים עדיפים על ביקורים ארוכים. ביקורים עם רווחי זמן גדולים ביניהם עדיפים על ביקורים תכופים.

מהות הנסיעה – האם העובד עורך פגישות, עובר הכשרה או עובד ממש.

אופי הנסיעה – האם העובד מרבה לנסוע ולפגוש לקוחות ומשקיעים או שמגיע בבוקר למשרד או למפעל ומבלה שם עד הערב.

סממנים חיצוניים – האם יש חדר/שולחן ייעודיים לעובד? האם יש קו טלפון ייעודי לעובד?
האם שמו מופיע במבנה הארגוני של הארגון המקומי? האם הוא נושא בכרטיס ביקור של הארגון המקומי?

דיור – האם העובד מתגורר בבית מלון או בדירה.

כמה זמן לוקח להוציא אשרת עבודה

כדאי להתחיל את התהליך מוקדם ככל האפשר – בדרך כלל ארבעה עד חמישה חודשים לפני מועד המעבר בפועל.
לתהליך הוצאת האשרה יש מסגרת זמן ברורה המבוססת על הערכה, ניסיון ונהלי העבודה במשרדי הממשלה הרלוונטיים בארץ היעד.
יש להתחשב במסגרת הזו ולתכנן את לוחות הזמנים של הפרויקט והנסיעות של העובד על פי לוחות זמנים אלה.

תהליכי אשרות אינם ניתנים, בדרך כלל, לקיצור ולא ניתן לבקש "טובות" על מנת לחסוך זמן.
הדרך "הארוכה" היא בדרך כלל הדרך הקצרה ביותר. הכנה מתאימה תאפשר לבחון
את האפשרויות ולבחור את סוג הוויזה המתאים ביותר לחברה, לעובד ולמשפחתו,
ותאפשר בנוסף את איסוף המסמכים הנדרשים על פי דרישות האשרה.

תהליך הוויזה משתנה ממדינה למדינה על פי חוקי ההגירה הנהוגים, אולם ניתן לחלק את התהליך למספר שלבים עיקריים:
איסוף חומר, מסמכים ותעודות לתמיכה בבקשה – 1-2 חודשים
בקשה לאישור עבודה – 2-3 שבועות
הנפקת הוויזה – 1-3 שבועות

תהליכים נוספים, כגון תעודת תושב, רישום בביטוח לאומי מקומי וכו', בדרך כלל מתבצעים עם ההגעה למדינת היעד.

תהליך הוצאת אשרת עבודה

תהליך הוצאת אשרה הוא תהליך ארוך המתפרש על פני מספר שבועות עד מספר חודשים.
חוקי ההגירה בכל מדינה יכולים להיות מורכבים ומסובכים ובדרך כלל אינם ידועים במלואם למנהל/ת או לעובד/ת.
התהליך עצמו מערב מספר גורמים שלא על כולם יש לך כמנהל/ת או עובד/ת שליטה.
התהליך מצריך עבודה ותיאום עם מספר גורמים: ארגון האם, מנהלים, משאבי אנוש, החברה הקולטת או החברה הערבה לתהליך,
הרשויות של המדינה – לעיתים יש צורך במגע עם מספר רשויות וקונסוליות תוך כדי התהליך, יועצים וספקים.
בנוסף, תמיד עולות שאלות ספציפיות הנוגעות לתהליך ועלולות להשפיע עליו – האם ניתן לנסוע לנסיעת עסקים תוך כדי התהליך,
האם ניתן לשלוח מטען ליעד לפני קבלת האשרה ועוד.

תקשורת היא הבסיס להצלחת התהליך ולמניעת תקלות ומצבי חירום.
תקשורת טובה תאפשר הצפה של בעיות, אם קיימות, לפני שהן מתעוררות וטיפול בהן.
רבים המקרים בהם התהליך נתקע או שהאשרה מסורבת והלחצים המופעלים אז על המנהל/ת, משאבי האנוש והעובד/ת הם עצומים.
הצלחה של פרויקט חשוב תלויה לעיתים בעובד ספציפי שלא יכול להיכנס למדינה או שלא ניתן להאריך את שהותו.
במצבים כאלה החברה מוכנה להפעיל משאבים רבים כדי לאפשר לפרויקט להתקדם.
בדרך כלל, ניתן למנוע מצבים אלה עם תכנון נכון, שימת לב לפרטים, סבלנות ומעקב.

המסמכים והמידע הנדרש מגיעים משלושה מקורות.
החברה השולחת, החברה הקולטת והעובד ומשפחתו.
ישנה חשיבות רבה לבדיקת כל הנתונים הרלוונטיים להגשת הבקשה בשלב זה בו ניתן עדיין לבצע שינויים בעלות כספית,
ארגונית ואישית נמוכה יחסית. אם לדוגמא, מסתבר כי נדרשת דיפלומה מהעובד וזו לא בנמצא ניתן לנסות
ויזה בקטגוריה אחרת או לנסות לאתר עובד אחר שיוכל לבצע את המשימה ויתאים לדרישות האשרה.

נסיעה ללא אשרת עבודה – למשל, אישור עסקה חשובה

ככלל, אין להעסיק עובד ללא אשרת עבודה בתוקף.
במידה וקיימים אילוצים המחייבים את נסיעת העובד לארץ היעד לפני השגת אשרת העבודה
יש להקפיד על הגדרת הנסיעה כנסיעת עסקים ולתדרך את העובד בהתאם.
העובד יכול לבקר במדינת היעד (לא בכל היעדים) לפני קבלת האישור.
יש לנסות לצמצם ביקורים אלה ככל הניתן ולוודא שהעובד נוסע ללא משפחתו ועם כרטיס הלוך ושוב.

אחרי הוצאת אשרת עבודה

לאחר השלמת התהליך והנפקת הוויזה כדאי לתכנן את ההארכה של הוויזה לפני שיפוג תוקפה –
ברוב המדינות, לפחות שלושה חודשים לפני תאריך פקיעת התוקף.
ישנן מדינות בהן הוויזה היא לשנה ואף פחות מזה. כדאי לבדוק מהם הכללים החלים על ההארכה.
אם צריך להציג ניירות ומסמכים נוספים כדאי לדעת זאת מראש ולמנוע מקרה בו חוסר
במסמך יחייב את העובד לעזוב את המדינה לפני שהשלים את משימתו.

לסיכום, ניסינו להביא לתשומת ליבך כמה נושאים הכרוכים בחוקי הגירה ואשרות עבודה.
אנו מקוים שהמאמר יצליח לעזור ולכוון אותך בשליטה וניהול של תהליך הוצאת אשרה. דרך צלחה.

שירותי ויזת עבודה ואשרות